Política de privacidad
1. Responsable del tratamiento
Jonathan Sondesa, NIF 71231851T, titular de Elocena. Contacto para protección de datos: jsondesar@gmail.com. Los demás datos identificativos figuran en el aviso legal. No es obligatorio designar un delegado de protección de datos; las consultas se atienden en esa dirección.
2. Cómo funciona Elocena: tus reuniones se quedan en tu equipo
Elocena es un programa que se instala en tu ordenador. Las grabaciones, transcripciones, actas y demás documentos se crean y guardan en tu equipo. No los recibimos ni tenemos acceso a su contenido. Solo salen de tu ordenador en tres casos, siempre por decisión tuya:
- Redactar con IA: la transcripción se envía directamente al proveedor de IA que eliges (OpenAI, Anthropic o Google), con tu propia cuenta o clave y después de que lo autorices en cada ocasión (apartado 6).
- Copia en la nube: una copia cifrada de tu biblioteca se guarda en la carpeta de tu propia nube (iCloud Drive, Google Drive, OneDrive o Dropbox). Tu proveedor de nube solo recibe datos ilegibles.
- Espacios compartidos: el contenido del espacio se cifra en tu ordenador de extremo a extremo antes de enviarse, y solo los ordenadores de las personas que invitas pueden descifrarlo. Ni el servicio que lo guarda ni nosotros podemos leerlo.
Los archivos de audio originales nunca salen de tu equipo.
3. Datos que tratamos, finalidades y bases jurídicas
| Tratamiento | Datos | Finalidad | Base jurídica (RGPD) |
|---|---|---|---|
| Cuenta de Elocena | Correo electrónico, contraseña (gestionada por el proveedor de identidad y almacenada con cifrado irreversible; nunca la vemos), fecha de alta y de verificación | Crear y gestionar tu cuenta, permitir la descarga, iniciar sesión en el programa y enviarte avisos sobre la seguridad y el funcionamiento del servicio | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Licencias Pro | Correo, nombre si lo facilitas, plan y vigencia, incluidos en el código de licencia firmado | Activar y verificar las funciones Pro, sin conexión | Ejecución del contrato (art. 6.1.b); obligaciones legales contables y fiscales cuando haya cobro (art. 6.1.c) |
| Espacios compartidos (solo si los usas) | Correo e identificador de cuenta de los miembros e invitados, su permiso (propietario, edición o lectura), la clave pública de cada ordenador y el contenido del espacio cifrado | Controlar quién accede al espacio y entregar los cambios a sus miembros | Ejecución del contrato (art. 6.1.b). Respecto al contenido, actuamos como encargados del tratamiento de quien comparte (apartado 5) |
| Copia en la nube con clave en tu cuenta (solo si eliges ese modo) | La clave de cifrado de tus copias, guardada en tu cuenta y legible solo por ella | Que puedas recuperar tus copias en otro ordenador iniciando sesión | Ejecución del contrato (art. 6.1.b). Las copias están en tu nube, no en la nuestra |
| Estadísticas anónimas de uso (desactivables en Mi cuenta) | Un identificador aleatorio de la instalación (no vinculado a tu cuenta), número de reuniones, minutos de audio y documentos, versión, sistema operativo y plan. Nunca contenido, títulos ni nombres | Saber si Elocena resulta útil y cómo mejorarla | Interés legítimo (art. 6.1.f), con oposición en cualquier momento desactivando la opción |
| Encuesta de opinión (solo si la respondes) | Tu valoración, tus comentarios y si pagarías por funciones profesionales, sin identificarte | Mejorar Elocena y decidir sus funciones | Consentimiento al enviarla (art. 6.1.a) |
| Comprobación de actualizaciones | Dirección IP y versión del programa, vistas por el alojamiento web al descargar un archivo público | Avisarte de versiones nuevas firmadas | Interés legítimo en la seguridad del programa (art. 6.1.f). Puedes desactivarla en el programa |
| Navegación por la web | Datos técnicos (IP, navegador, fecha) tratados por el alojamiento | Servir la web y protegerla frente a ataques | Interés legítimo (art. 6.1.f) |
| Consultas y soporte | Lo que nos escribas y tu dirección de correo | Responderte | Consentimiento al escribirnos (art. 6.1.a) y, si eres usuario, ejecución del contrato |
4. Datos que no tratamos
- No recibimos tus grabaciones, transcripciones ni documentos en claro.
- No usamos herramientas de analítica, publicidad ni seguimiento de terceros. El programa solo envía, si no lo desactivas, los recuentos anónimos descritos arriba.
- No entrenamos modelos de inteligencia artificial con tus datos ni los cedemos con ese fin.
- No vendemos ni alquilamos datos personales.
- El informe de diagnóstico que el programa guarda en tu equipo solo recoge el tipo de error y el lugar del programa donde ocurrió. No recoge textos, nombres ni contenidos, y solo nos llega si decides enviárnoslo.
5. Tu papel y el nuestro con los datos de tus reuniones
Las reuniones que grabas contienen datos personales de otras personas (asistentes, propietarios, vecinos, clientes). Respecto a esos datos, tú, o la organización para la que trabajas, sois responsables del tratamiento. Os corresponde:
- informar a los asistentes de la grabación y de su finalidad, con la base jurídica adecuada (por ejemplo, la obligación de levantar acta de la Ley de Propiedad Horizontal o el interés legítimo);
- decidir con quién compartes el contenido y con qué proveedor de IA lo procesas;
- atender los derechos de esas personas y conservar los datos solo el tiempo necesario. Elocena te permite eliminar una reunión con su audio, transcripción y documentos, también de las copias locales.
Cuando usas los espacios compartidos o guardas en tu cuenta la clave de tu copia, Elocena actúa como encargado del tratamiento, conforme al anexo de encargo del tratamiento de las condiciones de uso. Aun así, técnicamente no podemos acceder al contenido, porque está cifrado de extremo a extremo.
6. Inteligencia artificial de terceros
Para redactar actas y resúmenes puedes enviar la transcripción a OpenAI (ChatGPT o su API), Anthropic (Claude) o Google (Gemini). El envío se hace directamente desde tu ordenador, con tu cuenta o tu clave, y se rige por las condiciones y la política de privacidad de ese proveedor. Elocena no interviene ni conserva copia.
Importante para profesionales: algunos planes para particulares de estos proveedores pueden usar el contenido para mejorar sus modelos, salvo que lo desactives en sus ajustes. Si tratas datos de terceros, te recomendamos usar planes profesionales o de empresa que incluyan un contrato de encargo del tratamiento, o desactivar el uso para entrenamiento, y revisar dónde se procesan los datos.
7. Proveedores y transferencias internacionales
| Proveedor | Servicio | Ubicación y garantías |
|---|---|---|
| Google (Firebase Authentication) | Cuentas, verificación de correo y recuperación de contraseña | Infraestructura global de Google. Transferencias amparadas por el Marco de Privacidad de Datos UE–EE. UU. y cláusulas contractuales tipo |
| Google (Cloud Firestore) | Contenido cifrado de los espacios compartidos, permisos, claves de copia de cada cuenta, estadísticas anónimas y encuestas | Base de datos en la región europe-southwest1 (Madrid). Soporte técnico con las mismas garantías |
| Cloudflare | Alojamiento de la web y de las descargas del programa | Red global. Marco de Privacidad de Datos UE–EE. UU. y cláusulas contractuales tipo |
Estos proveedores actúan como encargados o subencargados del tratamiento según sus condiciones de protección de datos. Comunicaremos en esta política cualquier cambio de proveedores con antelación razonable. Los proveedores de IA y de almacenamiento en la nube que eliges tú (apartados 2 y 6) se relacionan directamente contigo.
8. Plazos de conservación
- Cuenta: mientras la mantengas. Puedes eliminarla en cualquier momento desde Mi cuenta.
- Espacios compartidos: mientras sigan compartidos. Se borran del servicio cuando su propietario deja de compartirlos. Las invitaciones se borran al aceptarlas, rechazarlas o anularlas.
- Clave de copia en tu cuenta: mientras exista tu cuenta.
- Registros técnicos del alojamiento: los plazos breves de cada proveedor.
- Correspondencia de soporte: hasta resolver la consulta y, después, durante los plazos de prescripción de posibles responsabilidades.
- Datos de facturación, cuando existan: los plazos que exija la normativa fiscal y mercantil.
9. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo (art. 32 RGPD), entre ellas:
- Programa local que solo acepta conexiones del propio ordenador, protegido con sesión y token frente a otras webs y programas.
- Cifrado AES-256-GCM de las copias y de los espacios compartidos. En los espacios, cifrado de extremo a extremo con claves por dispositivo (X25519).
- Claves guardadas en el Llavero de macOS o en la protección de datos de Windows.
- Reglas de acceso en el servidor que limitan cada dato a quien tiene permiso.
- Actualizaciones con firma digital verificada antes de instalarse.
- Revisión de seguridad documentada.
Si se produjera una violación de seguridad que afectara a datos personales, la notificaremos a la autoridad de control y, cuando proceda, a los afectados, en los plazos legales.
10. Tus derechos
Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar el consentimiento que hubieras dado, escribiendo a jsondesar@gmail.com desde el correo de tu cuenta. Si hay dudas razonables sobre tu identidad, podremos pedirte la información necesaria para confirmarla. Respondemos en el plazo de un mes, prorrogable en los casos previstos por la ley.
Si consideras que no hemos atendido correctamente tus derechos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.
Si eres asistente de una reunión grabada por un usuario de Elocena, dirígete a quien la organizó: es quien dispone de la grabación y decide sobre ella.
11. Menores, decisiones automatizadas y cookies
- Elocena es un servicio para profesionales y personas mayores de edad. No está dirigido a menores de 18 años.
- No tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre ti ni elaboramos perfiles.
- La web no usa cookies de analítica ni de publicidad. Solo guarda en tu navegador la información técnica imprescindible para mantener tu sesión iniciada, que no requiere consentimiento (art. 22.2 LSSI).
12. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o del servicio. Publicaremos cada versión con su fecha. Si el cambio es relevante, te avisaremos por correo o en el propio programa antes de que entre en vigor.